Program Manager, Council and Committee Services


Position Level:
Sr. Management
Position Type:
Full-time
Salary Range:
$95,127.76 - $120,309.28
Closing Date:
Will artificial intelligence (AI) be used during the hiring process?
No
Is this posting for an existing vacancy?
Yes

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City of Ottawa

JOB SUMMARY

Council & Committee Services is responsible for managing the operations of the City Council, its Standing Committees, Advisory Committees as well as other ad hoc committees, and groups, including the administrative process related to City Council and Committee meetings, assembling and organizing all communications, correspondence, submissions, reports, motions, and other documents required to provide for the orderly conduct of Council meetings. 

Programs, services, projects and activities include: 

  • Oversees all stages of the administrative process related to City Council meetings, including the preparation and organization of all communications, correspondence, submissions, reports, motions and other documents required to provide for the orderly conduct of Council meetings in accordance with the Statutes of Ontario and its regulations, governing By-laws and Council directives or policies.
  • Provides oversight and direction on administrative processes related to Standing Committees, Advisory Committees, and other ad-hoc Committees or local boards, to provide for the orderly conduct of meetings in accordance with the Statutes of Ontario and its regulations, governing By-laws and Council directives or policies. 
  • Prepares policies and procedures for the unit, including reviewing, evaluating, and recommending improvements to policies, procedures and governance structures and strategies related to Council and Committee meetings as part of the biennial Governance Review process.
  • Manages the development, delivery, evaluation and improvement of Council and Committee Services programs, services, projects and operations.

You are also responsible for managing the unit’s human (including contracted services) and financial resources, stakeholder and partner relationships.

EDUCATION AND EXPERIENCE

Completion of a 4-year university degree in Public or Business Administration or related discipline.

Minimum of 8 years of related experience in policy development, strategic planning and project management, preferably in a large municipal setting, including a minimum of 5 years in the management of human and financial resources.

CERTIFICATIONS / LICENCES
Member of the Association of Municipal Managers, Clerks and Treasurers of Ontario (AMCTO) is an asset.

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RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Les Services au Conseil municipal et aux comités sont responsables de gérer les activités du conseil municipal, de ses comités permanents, de ses comités consultatifs ainsi que d’autres comités et groupes ponctuels, y compris le processus administratif lié aux réunions du conseil municipal et des comités, en réunissant et en organisant l’ensemble des communications, de la correspondance, des soumissions, des rapports, des motions et des autres documents nécessaires pour assurer le bon déroulement des réunions du Conseil municipal. 

Les programmes, services, projets et activités dont le titulaire du poste est responsable sont les suivants : 

  • Superviser toutes les étapes du processus administratif lié aux réunions du conseil municipal, y compris la préparation et l’organisation de l’ensemble des communications, de la correspondance, des soumissions, des rapports, des motions et des autres documents nécessaires au bon déroulement des réunions du conseil, conformément aux lois de l’Ontario et à leurs règlements d’application, aux règlements municipaux en vigueur et aux directives ou aux politiques du Conseil.
  • Assurer la supervision et la direction des procédures administratives relatives aux comités permanents, aux comités consultatifs et à d’autres comités ponctuels ou conseils locaux, afin d’assurer le bon déroulement des réunions conformément aux lois de l’Ontario et à leurs règlements d’application, aux règlements municipaux en vigueur et aux directives ou aux politiques du Conseil. 
  • Préparer les politiques et procédures de l’Unité, y compris l’examen, l’évaluation et la recommandation d’améliorations des politiques, des procédures, ainsi que des structures et des stratégies de gouvernance liées aux réunions du Conseil et des comités dans le cadre du processus bisannuel d’examen de la gouvernance.
  • Gérer l’élaboration, la prestation, l’évaluation et l’amélioration des programmes, des services, des projets et des activités des Services au Conseil municipal et aux comités.

Le titulaire du poste est également responsable de la gestion des ressources humaines (y compris les services contractuels) et financières de l’Unité, ainsi que des relations avec les partenaires. 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme universitaire de premier cycle couronnant quatre années d’études en administration publique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Minimum de 8 ans d’expérience connexe en élaboration de politiques, en planification stratégique et en gestion de projets, préférablement dans un contexte municipal d’envergure, dont un minimum de 5 ans dans la gestion des ressources humaines et financières. 

PERMIS ET ATTESTATIONS
L’adhésion au sein de l’Association des directeurs généraux, secrétaires et trésoriers municipaux de l’Ontario (AMCTO) représente un atout.


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